会社に掛かってくる電話で業務が邪魔されるってよくありますよね・・・
「会社に掛かってくる営業電話がうざい・・・」
「電話が多くて業務に集中できない」
「電話対応の時間がもったいなく感じる」
皆さんは仕事をしていてこのように感じたことはありませんか？
会社に掛かってくる電話の応対は業務とはいえ、あまりにも数が多かったり、忙しい時に営業電話がかかってくると業務に集中できないし、ストレスも溜まりますよね。
実はこんな悩みはとあるサービスを利用することで一気に解決することができるんです。
そこで、今回は会社の電話対応業務が生産性を下げる理由やストレスに感じている原因、それを解決するおすすめのサービスについて紹介していきたいと思います。
もっと仕事を効率的にしたい！と感じている方はぜひ最後まで読んで頂けたらと思います。
会社に掛かってくる電話対応は業務の生産性を下げる
会社に掛かってくる電話の対応が苦手に感じている人は意外と多いです。
コールセンターが設置されているような大手企業であれば、会社の電話に出ることは少ない方も多いかも知れませんが、従業員が少ない会社や飲食店などの店舗経営の場合は、会社に掛かってきた電話の対応は避けることはできません。
たまにしか電話が鳴らないのであれば問題ないのですが、会社に掛かってくる電話に毎回ストレスを感じている人も少なくありません。
会社の電話がストレスに感じる要因には以下のようなものがあります。
電話の件数が多い
会社に掛かってくる電話がストレスになる要因として一番多い意見が「電話の件数が多い」ということです。
お客様や取引先、営業電話などいろんな人からの電話が多いとそれだけでストレスに感じてしまうものです。
特に４月や１２月などは忙しくなる会社も多いのに、そういう時期に限って営業電話が多かったりと電話が多いことでストレスに感じている方は多いです。
営業電話がしつこい
会社の電話対応のストレスの原因として営業電話がしつこいというのも挙げられます。
営業電話に対しお断りの旨を伝えても、話を長引かせようとしたりとなかなか電話を切らせてくれないなんていう経験もあるのではないでしょうか？
相手もそれが仕事とはいえ、こちらが忙しい時にしつこい営業電話が来るとストレスを感じる方も多いです。
お断りしているのに何度も営業電話を掛けてくる行為は実は特定商取引法では違法とされています。何度もしつこく電話を掛けてくる相手には「その行為違法ですよ」と告げてみるのも良いかも知れません。
仕事に集中できない
会社に電話が掛かってくると、当然ですが電話に出る人は作業の手を止めて対応する必要がありますし、周りの人も電話の音がきっかけで集中力が途切れてしまうこともあります。
また、電話が多いとそれだけで仕事の効率は下がり生産性は落ちてしまいます。
美容サロンや飲食店等の店舗であれば、来店中のお客様を待たせることになるなど、仕事に集中できないことでストレスを感じる方も多いです。
会社に掛かってくるうざい電話はこれで解決！
上記に述べたような理由から、会社に掛かってくる電話の応対は業務の生産性を下げる要因になります。
会社としても業務の生産性を下げる環境を改善したいと思っても、わざわざ電話番のためだけに新たに人を雇用するのもコストが高く現実的ではありません。
では、会社の生産性を上げるためにも電話応対の業務をどうすれば良いのでしょうか？
実はこの問題を解決してくれるようなサービスがあるんです。
会社に掛かってくる電話の対応業務を効率化するための画期的なサービスがあります。
それが「電話代行サービス」です。
電話代行サービスとは、電話応対を外部委託できるサービスです。
電話代行サービスでは、依頼者(会社)にかかってきた電話は電話代行業者に転送され、オペレーターが代わりに顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングして担当者に連絡してくれます。
電話代行業者によっては、メールだけでなくLINEやSlack、ChatworkやDiscordなど様々なツールでの連絡に対応しており、業務の邪魔にならない工夫がされています。
また、電話代行サービスは電話受付だけでなく、予約電話の対応や簡単な内容であればお客様からの問合せにも対応してくれる会社もあります。
会社の電話対応を外部委託するメリット
電話代行サービスは会社に掛かってくる電話の応対をしてくれるサービスですが、導入することで会社にはこんなにもメリットがあります。
業務に集中できる
電話代行サービスを導入するメリットはなんといっても業務に集中することができることです。
会社に掛かってくる電話は代行業者のオペレーターへと転送されるため、基本的には事務所には電話がかかってくることはありません。
そのため、電話対応をする必要がなくなり仕事に集中することができます。
特に従業員が少ない会社や普段はお客様の接客が必要な美容室などの店舗には非常にオススメです。
営業電話に時間を取られなくてすむ
電話代行サービスを導入することで営業電話に無駄な時間を取られることが無くなります。
電話代行サービスでは電話が掛かってきた場合、相手の用件を聞いて必要であれば折り返す旨を先方に伝えて、依頼者には電話が掛かってきた旨をメールやSlack、Chatwork等のツールで報告を行います。
そのため、営業電話のなかに必要なものがあれば折返し連絡すれば良いので、業務中に無駄な時間を取られることが無く効率化することができます。
新たに人を雇うより安価で利用できる
会社や店舗に掛かってくる電話対応が多く、そのためだけに人を雇おうと考えている経営者の方もなかにはいるかもしれません。
電話代行サービスは電話応対の種類や時間帯、土日祝日対応などプランによって料金は異なりますが、それでも人を新たに雇うよりははるかに安く利用することが可能です。
また、繁忙期の時だけの短期間利用なども可能であり、安価で業務を効率化するためには非常にオススメです。
まとめ
今回は会社の電話対応業務が生産性を下げる理由やストレスに感じている原因、それを解決するおすすめのサービスについて紹介しました。
電話代行サービスを利用することで、従業員は業務に集中でき、余計なストレスから開放されて会社の生産性を上げることができます。
会社の電話対応に悩みを抱えている方はぜひ職場での導入を検討されてみてはいかがでしょうか？
今悩みを持っている従業員の方は上司にこういうサービスがあるみたいですよと教えてあげるのも良いかも知れませんね。
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