本記事を読めば電話代行サービスが役立つ業種や効果的な会社についてわかります。
近年、テレワークの普及の拡大に伴い電話対応の外注化として電話代行サービスが注目されています。
電話業務のアウトソーシングは業務効率化にも繋がりメリットも多いですが、効果的に役立つ会社とそうでない会社があります。
そこで本記事では、電話代行サービスで業務のアウトソーシングが効果的な会社や向いている業種、また向いていない会社について詳しく解説していきます。
電話業務のアウトソーシングで失敗しないためにも最後まで読んで頂けたらと思います。
電話代行サービスの導入を検討している方は必見です。
電話代行で業務をアウトソーシングするのはあり？
近年、業務のスリム化や効率化を目的に電話代行サービスを利用する会社が増加しており、様々な業種で注目されています。
電話代行サービスで電話業務をアウトソーシングすると以下のようなメリットがあります。
このように電話代行サービスを利用することで多くのメリットがありますが、すべての会社でこれらのメリットを感じられるかというとそういうわけではありません。
電話業務のアウトソーシングが向いている会社もあれば、向いていない会社もあります。
電話業務のアウトソーシングで失敗しないためにも、効果的に役立つ場合とそうでない場合について見ていきましょう。
電話代行のアウトソーシングが向いている会社
電話代行のアウトソーシングが効果的で向いているのはこんな会社です。
人手不足で電話番が欲しい
少人数で事務所や店舗を運営しており、人手不足のため電話に出れない時やお客様を待たせてしまうことが多く、電話番が欲しいと感じている会社は電話業務のアウトソーシングが向いています。
電話のためだけに新たに人を雇用するのはコスト的にも難しいと感じている経営者の方は多いと思います。そんな時に役立つのが電話代行サービスです。
電話代行サービスは新しく人を雇うよりも安価に電話業務をアウトソーシングすることができ、人手不足の問題を解決することができます。
顧客対応が多く電話に出れないことがある
飲食店や美容サロンなど常に顧客対応が必要な業種であったり、顧客面談や打ち合わせなどが多い会社の場合、どうしても電話に出れないという場面が多いかと思います。
お客様からの電話を取りこぼしてしまうことで、お客様を取り逃してしまう原因になってしまいます。
このように電話の取りこぼしがある会社は電話代行サービスの利用が向いています。電話業務をアウトソーシングすることで電話の取りこぼしによる機会損失を防ぐことができ、売上向上に繋がります。
テレワークを導入している
近年はコロナ禍による外出自粛の影響もあり、テレワークを導入する会社が増えてきています。
一般的な会社であれば、会社に掛かってきた電話は事務所にいる従業員が受けることができますが、テレワークになること会社に掛かってくる電話の対応をどうするかで悩んでいる会社が多いです。
多くの会社では、会社に掛かってきた電話は担当の従業員が対応しており、特定の従業員に業務が集中し業務効率が落ちてしまうといった問題があります。
これらの問題は電話業務をアウトソーシングすることで全て解決することができるため、テレワークを導入している会社は電話代行サービスの利用がオススメです。
営業時間外や休日にも電話を受けたい
美容サロンや整体、飲食店など営業時間外や休日にもお客様から掛かってきた予約電話を取りこぼしたくない場合は電話代行サービスは効果的です。
会社が休みの日は留守電対応や時間外のアナウンスを流しているところもありますが、それではお客様を取り逃がしてしまう可能性があります。
電話業務をアウトソーシングすることで、営業時間外や休日に社員を働かせること無くお客様からの電話に対応することができ、機会損失を防ぐことができます。
電話代行で業務のアウトソーシングが向いている業種
電話代行サービスはどのような業種でも利用することができますが、特に下記の業種は電話業務のアウトソーシングが向いており、電話代行サービスを効果的に利用できる業種と言えます。
少人数のスタッフで運営している店舗や、業務や施術中に電話を取ることが難しい業種は電話業務をアウトソーシングすることで、電話の取りこぼしもなくなり売上向上に繋がります。
また、顧客との商談や面談が多い会社や顧客からの電話が多い会社についても、電話代行サービスを利用することで会社に掛かってくる電話を気にする必要がなくなり、商談や打ち合わせに集中することができます。
もちろん、これらの業種でなくても個人で経営しており電話番をわざわざ雇いたくない方などにもとても効果的です
電話代行で業務のアウトソーシングが向いていない会社
電話代行サービスを利用することで業務効率化や売上向上に繋がる会社は多いですが、以下のような会社の場合電話代行サービスはあまり必要なく、業務のアウトソーシングは向いていないと言えます。
会社に掛かってくる電話が少ない
会社に掛かってくる電話が少ない会社では電話代行サービスの利用は割高になってしまいコストに見合わない場合が多いです。
電話代行サービスでは多くの会社でプランごとに月間コール数というのが決まっており、◯◯件までなら月額料金内で対応してもらえます。
例えば、月間コール数が50件のプランの場合、月に1件掛かってきても、50件かかってきても月額料金は同じになります。
また、月間コール数は多くの会社で50件〜というところが多く、月に掛かってくる電話の数が少ない場合はコスト的に割高になるので電話代行サービスの利用は向いていないと言えます。
営業電話や一般客からの電話が少ない
電話代行サービスでは会社に掛かってきた電話に対し相手の用件を伺い、依頼主(会社)に電話が掛かってきた旨をメール等で報告をします。折返しが必要な内容であった場合、社内の担当者が折り返しを行う必要があります。
営業電話がよく掛かってくる会社や一般客からの予約問い合わせなどが多い業種であれば、オペレーターが対応した上で折り返しの必要が無い場合が多く業務の効率化に繋がります。
一方で、普段からあまり営業電話がかかってこない会社や一般客からの電話がかかってこない業種の場合、ほとんどの電話が社内の人間に用事のある電話であることがほとんどです。そのため、電話代行サービスを利用しても、結局社内の人間が折り返し電話をすることがほとんどであり、業務の効率化になるとは言えません。
もちろん、電話の取りこぼしがなくなったり、電話を気にせず業務に集中できるというメリットはありますが、電話業務をアウトソーシングする必要性が少ない場合も多いです。
そのため、営業電話や一般客からの電話が少ない会社ではあまり電話代行サービスの利用は向いていないと言えます。
電話代行で業務のアウトソーシングについて まとめ
本記事では、電話代行サービスで業務のアウトソーシングが効果的な会社や向いている業種、また向いていない会社について解説しました。
電話代行サービスの導入は幅広い業種で多くのメリットがある一方で、そこまで効果が出ない会社もあります。
電話業務のアウトソーシングで失敗しないためにも、ぜひ本記事を参考にして頂けたら幸いです。
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