この記事を読めば不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用するメリットや注意点がわかります。
業務の効率化や人員不足解消を低コストで実現できることで、不動産賃貸会社の電話代行サービス利用が増えています。
電話応対に悩んでいる不動産賃貸会社の方に向けて、本記事では不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用するメリットや注意点について詳しく解説していきます。
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、電話応対を外部委託できるサービスです。
依頼者(会社)にかかってきた電話が転送され、電話代行業者のオペレーターが代わりに顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングして依頼者に連絡するといった電話の一次対応をするサービスのことを言います。
仕事に集中したいのに電話が多い・・・
電話番に人を雇うのはちょっと・・・
接客対応が忙しく電話に出れない
電話代行サービスはこんな悩みを解決することができます。
電話応対にはいくつか種類があり、電話をかけてきたお客様に「担当者から折り返しをします」と告げて依頼者に連絡をするだけのもの(1次請け)や、電話での予約を受けたり、営業電話を断ったりと相手の要件をしっかり聞いての対応するもの(2次請け)などがあります。
不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用する場合は、相手の用件を聞いて決められた案内対応を行う2次受け対応、もしくは物件情報や空室案内など専門的な対応を行う3次受け対応を利用する会社が多いです。
不動産賃貸会社が電話代行サービスを導入する理由
不動産賃貸会社が電話代行サービスを導入する理由としては下記のようなケースがあります。
電話代行サービスの利用を検討している不動産賃貸会社の悩みとして特に多いのが人手不足です。
不動産賃貸会社は来店顧客の対応や物件案内など、お客様と対面しての接客が多く、お客様の接客中に電話に出れない社員が多いです。接客をしない事務員がいる会社であれば事務の人が電話対応できますが、不動産賃貸会社は少人数の従業員で運営している会社も多く、こうした会社は電話に出れない場合も多いです。
特に不動産賃貸会社の繁忙期である３月や４月はお客様対応も多いですが、同じくらいお客様からの電話での問合せも多く、業務が回らないということで電話代行サービスを利用する会社も多いです。
また、会社が休みの日は事務所に人がおらず電話に出ることができないため、休みの日にお客様から掛かってきた電話が取れず機会損失になってしまうという理由で電話代行サービスを利用している会社も多いです。
不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用するメリット
不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用するメリットには以下のようなものがあります。
電話の取りこぼしがなくなる
不動産賃貸会社は来店されたお客様の対応や物件案内など、お客様と対面して接客することが多く電話に出れない状況が多いです。
営業電話なら大丈夫ですが、お客様からの電話に出れないと会社としての機会損失が発生してしまいます。
電話代行サービスを利用することでお客様からの電話の取りこぼしが無くなり、会社としての機会損失や信頼を失うことが無くなります。
来客者の対応に集中できる
来店してきたお客様の対応中は会話を遮って電話に出ることは難しいですし、何度も電話に出ているとお客様はあまり良い気はしません。
また、対応中の方が電話に出ていなかったとしても、周囲で電話が掛かってくる音が鳴り響けばお客様も集中することができず、会話が疎かになってしまいます。
電話代行サービスは、会社に掛かってくる電話は全て代行サービスのオペレーターが一次対応するため、基本的には会社に電話が掛かってくることがありません。
電話代行サービスを利用することで目の前のお客様の対応に集中することができ、お客様の満足度も上がります。
事務員を雇う経費を減らせる
電話対応をするために事務員を雇うことも考えられますが、新たに人を雇うとなるとそれなりにコストがかかってしまいます。そのため、電話のためだけに従業員を新たに雇うのはコストに見合わないという場合も多いです。
そんな時に電話代行サービスを利用することで、わざわざ新たに雇用する必要がなくなり会社のコスト削減にも繋がります。
また、新たに人を雇った時はある程度教育等も必要ですが、電話代行サービス会社のオペレーターは電話のプロであるため新たな教育の必要が無いというメリットもあります。
休業日の対応が可能
会社の休業日は従業員は出勤しないため、多くの会社では「対応時間外です」というアナウンスを流すようにしており、会社に掛かってきた電話を取ることはできず、お客様を逃してしまうことになりかねません。
電話代行サービスを利用することで、休業日に掛かってきた電話も対応することができ、機会損失を防ぐことができます。
不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用する時の注意点
電話代行サービスの導入はメリットが多く非常に効果的ですが、電話代行サービス会社を選ぶ時は以下のことに注意する必要があります。
会社によって対応の可否がある
電話代行サービス会社によっては、掛かってきた電話に対し「担当者が折り返します」という折返し対応(1次受け)しか行っていないところや、専門的な応対(3次受け)は取り扱っていないところがあります。
そのため、よく考えずに契約してしまうと2次受け対応をして欲しかったのに、折返し対応しかしてもらえなかったなんてことになり、思っていた効果が得られないなんてことにも繋がります。
電話代行サービス会社に依頼する前にどのような対応が可能なのかを問合せて確認するようにしましょう。
対応時間や土日祝日対応に注意
電話代行サービス会社によって対応可能時間や土日祝日対応の可否が変わります。
電話代行サービス会社の多くは、基本プランは「平日 9:00〜18:00」の対応時間が多く、土日祝日やそれ以外の対応時間の場合、基本プランよりも高額なプランに設定されていることが多いです。
そのため、依頼前には対応時間や土日祝日対応の可否をしっかりと確認するようにしましょう。
繁忙期は取りこぼしもありえる
電話代行サービスでは、基本的に1つの番号につき1対応しかできません。そのため、電話対応中に別の方から電話がかかってきた場合は保留のガイダンス対応になってしまいます。
そのため繁忙期などで同時に何件も電話がかかってくる場合にはどうしても電話の取りこぼしが発生してしまいます。
こうしたトラブルを未然に防ぐためには、「受電用回線（同時に受ける人数）の追加」をすることで取りこぼしの数は少なくなります。
他にも電話代行サービス会社によっては、取りこぼした電話に対し、こちらから折り返し電話をかけてくれるところもあり、こうした会社を利用することで機会損失を減らすことができます。
まとめ
本記事では不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用するメリットや注意点について詳しく解説しました。
不動産賃貸会社が電話代行サービスを利用することで多くのメリットがあり、業務の効率化や売上向上に繋がります。
ぜひ本記事を参考にして頂けたら幸いです。
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