テレワークの導入を考えている経営者は必見です！この記事では電話代行サービスが在宅勤務の導入に役立つ理由がわかります。
新型コロナウィルスの流行をきっかけに時短出勤やテレワーク(在宅勤務)が推奨されており、多くの企業でテレワーク(在宅勤務)の導入が行われています。
しかし一方で、窓口や受付などが不在になるのは困るということでなかなかテレワーク(在宅勤務)の導入に踏み出せていない企業も多いです。
そんな時にオススメしたいのが電話代行サービスです。
本記事では電話代行サービスがテレワーク(在宅勤務)の導入に役立つ理由について詳しく解説していきます。
コロナ禍でテレワーク(在宅勤務)への移行が急増中
新型コロナウィルスによる外出自粛要請をきっかけに多くの企業でテレワーク(在宅勤務)の導入をする企業が増えています。
「出勤時間が無くなって効率的になった」「出勤のストレスが無くなった」ということで、業種や業務によっては新型コロナウィルスが落ち着いてもテレワーク(在宅勤務)を続行したいという会社も増えているようです。
今後はテレワーク(在宅勤務)を導入していることは求職者からの判断基準になることが考えられ、これからも多くの会社がテレワークに移行していくことが考えられます。
しかし一方で、テレワーク(在宅勤務)になることで、今までと環境が異なり難しくなる業務もあり、それがネックでテレワークの導入に踏み出せないという会社もあります。その代表的な理由として会社に掛かってくる電話の対応があります。
テレワークの導入において電話対応にどんな問題があるのかを見てみましょう。
テレワーク(在宅勤務)で電話対応が問題な理由
今までは会社にかかってきた電話は事務所にいる従業員が電話に出て対応するという会社が多かったと思います。しかし、テレワーク(在宅勤務)になることで会社へ掛かってくる電話は特定の従業員が持つ電話に転送されて対応するといった方法になってしまいます。
テレワークの導入を考えた時に以下のような問題がネックとなっています。
担当者の業務負担が大きい
今までは事務所にいる従業員の誰もが電話に出ることができていたのに対し、テレワークでは特定の従業員が電話応対の担当者として任されるケースが多いです。
そのため、電話応対の業務が担当者に集中してしまい業務の負担が大きくなってしまいます。こうなると業務負担の不公平感が生まれてしまい社員にストレスが生じてしまいます。
静かな環境の確保ができない
テレワークは家で仕事をすることが一般的です。人によっては家に子供がいたり、隣近所からの騒音があるなど、どうしても生活音が入ってしまい静かな環境の確保が難しい場合があります。
残念ながら電話を掛けてくる顧客はすべての人が理解があるとは限りません。落ち着いて電話ができないことで信頼感や顧客満足度を下げてしまう可能性があります。
専用の番号や端末の用意が難しい
事務所勤務であれば事務所に固定の電話があり対応や取り次ぎが簡単にできますが、テレワークになると担当従業員に専用の端末を用意したり、転送するための設定やコストがかかってしまいます。
テレワークの導入を考えた時にこのような作業やコストが気になり導入に踏み切れていない会社は非常に多いです。
電話代行サービスがテレワーク(在宅勤務)の導入に役立つ理由
テレワークの導入をする際に様々な問題がある電話対応問題ですが、電話代行サービスを利用することでそのほとんどを解決することができます。
その中でも特に役立つメリットは以下になります。
電話応対を気にしなくてよくなる
電話代行サービスを利用することで、会社に掛かってきた電話は全て電話オペレーターが1次対応してくれます。
掛かってきた電話の内容についてはメールやLINE、Slackなどで報告を受けることができ、相手への折返しが必要な場合だけ掛け直すといった対応ができます。
そのため電話応対について気にする必要がなくなり安心して業務をすることができるようになります。
電話対応のための担当者が不要になる
テレワーク導入の問題点として、会社に掛かってくる電話対応をする担当者を決めなければいけず、その担当者の業務負担が増えるという問題があります。
しかし、電話代行サービスを利用することで、そもそも電話対応の担当者が不要になり、社員に理不尽な業務負担を強いる必要がなくなります。
また、電話対応のための負担がなくなるため、その分業務に集中することができます。
新たに端末や設備を用意する必要がない
テレワークになると会社に掛かってくる電話を受けるために、新たに電話端末を用意したり、転送設定をするための転送費用などの負担が生じます。
電話代行サービスを利用すると、新たに電話端末を用意する必要もなくなりますし、社員の電話への取り次ぎなども容易にすることができるようになります。
業務に集中できて生産性が上がる
営業電話や問合せが多く、電話応対ばかりに時間を取られてしまうとなかなか業務に集中できず生産性は下ってしまいます。特に重要でもない電話が多いと、電話応対自体がストレスに感じてしまいやる気もなくなってしまいます。
電話代行サービスを導入することで、電話の用件はメール等で報告が来るようになり、電話応対にかかっていた無駄な時間やストレスから解放され、業務の生産性を上げることができます。
まとめ
本記事では電話代行サービスがテレワーク(在宅勤務)の導入に役立つ理由について解説しました。
電話代行サービスを利用することでこんなメリットがあります。
テレワーク導入を検討しているけど電話対応がネックでテレワークへの移行を踏みとどまっている方はぜひ電話代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか？
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