個人事業主の方でも電話代行サービスを利用するとこんなにメリットがあるんです！
個人事業主の方でこんな悩みを持っている方はいませんか？
これらの悩みは電話代行サービスを利用することで簡単に解決できてしまいます！
個人事業主だからこそ余計な手間は外注することで、本業に集中することができるのです。
この記事では、個人事業主の方が電話代行サービスを導入するメリットについて詳しく解説していきます。
仕事を効率的に進めたい個人事業主の方はぜひ最後まで読んで頂けたらと思います。
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、電話応対を外部委託できるサービスです。
依頼者にかかってきた電話が転送され、電話代行業者のオペレーターが代わりに電話を掛けてきた人の氏名や連絡先、問い合わせ内容等をヒアリングして依頼者に連絡するといった、電話の一時応対をするサービスのことを言います。
電話代行サービスでは、電話内容を聞いてそのまま依頼者に伝えるもの(1次受け)や電話で予約を受けたり、営業電話を断ったりと相手の用件をしっかり聞いて対応するもの(2次受け)など、応対の難しさによって料金が異なります。
近年では、在宅ワークをしている個人事業主の方や個人経営の美容サロンなど、個人事業主からの需要も多く、個人からの依頼もリーズナブルに受けてくれる会社が増えてきています。
個人事業主が電話代行サービスを導入するメリット
個人事業主が電話代行サービスを導入するメリットには以下のようなものが挙げられます。
業務に集中できる
仕事をしている最中に電話がかかってきて作業の手を止めなければいけず、集中力が途切れてしまったという経験をしたことのある方は多いかと思います。
特に個人事業主の場合、代わりに電話を出てくれる人がいないため、電話が続いてしまうと業務に集中できず生産性が落ちてしまいます。
電話代行サービスを導入することで、業務中の電話で手を止めることがなくなり、業務に集中して生産性を上げることができます。
電話応対を気にしなくてよくなる
個人事業主の方で外出や移動が多い仕事であったり、顧客との打ち合わせや商談が多い仕事の場合、なかなか電話に出れないという方も多いかと思います。
移動中や打ち合わせ中に電話が取れなかったらどうしようとストレスに感じている方もいるかもしれません。
そんな時、電話代行サービスを利用することで電話応対を一切気にする必要がなくなるのでこうしたストレスからは解放されます。
移動や打ち合わせの多い個人事業主の方は検討してみる価値はあると思います。
営業電話を窓口の段階で断れる
個人事業主の方で電話に関して一番ストレスに感じるのは営業電話ではないでしょうか？どこから番号を調べたのか、いろんな業種の営業電話がかかってきて嫌な思いをしている方も多いでしょう。
営業電話のせいで仕事の手を止めたり、不在着信を折り返したら営業電話だったなんてことも経験があるかと思います。
電話代行サービスを利用すれば、営業電話を直接取る必要はなくなりますし、契約内容によっては窓口の段階で断れるため、無駄な労力やストレスを感じなくて良くなります。
電話番を雇わなくてよくなる
ネット販売など、顧客からの電話の問い合わせが多い業種の場合、電話番が欲しいけど電話応対のためだけに誰かを雇うまではちょっと・・・と感じている方も多いでしょう。
会社であれば、事務作業や他の仕事も兼任させているところも多いですが、個人事業主の場合は電話番以外で他に任せる仕事も無く、わざわざ人を雇うまでは至っていないというところが多いです。
電話代行サービスを導入すれば、電話応対のみを任せることができ、わざわざそのためだけに人を雇う必要がなくなります。
また、電話代行サービススタッフは電話のプロとしてしっかりと教育もされているため、電話応対のクオリティも高く安心して任せることができます。
固定電話番号が持てる
個人事業主の方のなかには、事務所がなかったり、事務所があったとしても固定電話番号を持っていない方が多く、普段使っている携帯電話番号を使用しているという人が多いです。
最近はメールやメッセージアプリ等ネットでやり取りする人が多くなってきたとはいえ、携帯電話番号より固定電話番号の方が信頼度が高いと感じている人が多いのが現状です。
電話代行サービス会社のなかには、固定電話番号(03、0120 等)を発行して使えるところがあります。携帯電話番号でなく固定電話番号を使うことで取引先や顧客からの信頼度が上がります。
個人事業主が電話代行サービスを導入するデメリット
個人事業主が電話代行サービスを導入する前に知っておきたいデメリットがこちらです。
場合によっては費用に見合わない
電話代行サービスは基本的に「月に何件の電話で◯◯円」、それを超えると「１件あたり◯◯円」という形で従量課金される料金設定が一般的です。
そのため、例えば月に数件程度しか電話がかかってこない場合はコストに見合わない場合が多いです。また、逆に電話が多すぎて思っていた以上に高額になるといったケースもあるので注意が必要です。
難しい応対は高額になる場合がある
電話代行サービスには、電話内容を聞いてそのまま依頼者に伝える1次受け、相手の用件をしっかり聞いてオペレーターに対応してもらう2次受け、さらに専門性の高い応対が求められる３次受けというのがあります。
当然ですが、応対が難しく(複雑に)なるにつれて料金は高額になります。
専門性の高い応対を依頼した場合には、思っていたよりも費用が高額になってしまう場合がありますので、見積段階でしっかりと確認するようにしましょう。
応対内容の変更や修正に時間がかかる場合がある
基本的に電話代行サービスでは依頼者(会社)１人につき１人が専任というわけでなく、何人もの案件を複数のスタッフで兼任していることがほとんどです。
そのため、応対内容の変更や修正を依頼したとしても、全てのスタッフに共有して周知するまでには時間がかかってしまう場合があります。
もちろん、急ぎである旨を伝えたら対応してくれる会社はありますが、規模が大きい会社ほどスタッフの数も多く、取り扱っている案件も多いため、対応に時間がかかってしまいます。
もし、応対内容が頻繁に変わる内容で依頼したいのであれば事前にそのことを電話代行サービス会社に伝えておくようにしましょう。
個人事業主が電話代行サービスを選ぶときのポイント
個人事業主が電話代行サービスを選ぶ時のポイントは以下の４つです。
応対内容をしっかりと確認しよう
電話代行サービスには応対内容によって1次受け、2次受け、3次受けと呼ばれており、会社によっては電話内容を聞いてそのまま依頼者に伝える1次受けしかやっていないところや、専門性の高い3次受けは取り扱っていないところもあります。
ちゃんと確認せずに頼んでしまったら思っていたのとは違ったとなってしまうこともあるようです。自分が頼みたい応対内容が可能かどうかは問い合わせして必ず確認するようにしましょう。
対応可能時間を確認しよう
電話代行サービス会社によって対応可能時間というのは様々です。早朝や深夜の対応していない場合もあるので、必ず確認するようにしましょう！
また、土日や祝日の場合に追加料金が必要なところもありますので、土日祝にも依頼したい場合は事前にチェックを忘れないようにしましょう。
最低依頼数を確認しよう
電話代行サービスは月額の最低コール数(依頼数)というのがあり、月50件〜や月100件〜というのが決まっています。
例えば、最低依頼数が100件の契約をしている場合、10件しかかかってこなくても、100件かかってきても料金は変わりません。この場合、最低依頼数が50件の会社の方がコスト的には安くなる可能性が高いです。
最低依頼数がどれくらいから依頼できるのかは事前に確認するようにしましょう。
見積を必ず取って確認しよう
電話代行サービスでは、「電話応対をどのレベルで行うのか」や「新規に電話番号を用意するか」など条件によって金額が変わります。
特に、依頼者が本当にして欲しい対応については、各会社に問合せをしてヒアリングしてもらい、見積もりを取らないと正式な金額というのがわかりにくいです。
なので、まずはネットで比較した料金だけを見るのではなく、必ず実際に見積もりを取って比較するようにしましょう！
個人事業主の電話代行サービス導入事例
電話代行サービスはこんな個人事業主の方からの依頼が多いです。
特に多いのが、美容サロンや整体院などを個人でやられている方です。
今はネット経由での問合せや予約もありますが、年配のお客様からは未だに電話での問合せが多いというのが現状です。お客様からの問合せや予約電話が多いけど、施術中ですぐに電話を取ることができないため導入したという方が多いです。
他のケースとして事務所がなく在宅で仕事をしている個人事業主の方からの依頼もあります。小さいお子さんや家族がいる方や、日中は家の周りがうるさくて静かな環境に無い方などからの依頼が多いです。
また、取引先との商談や対面での顧客対応が多い営業系の個人事業主の方からの依頼も多いです。1人でやっているとなかなか電話応対にまで手が回らないため導入したというケースです。
他にも、ネット通販をしていて顧客からの問合せが多い方などは、自身は別の業務に集中するため、顧客からの問合せは電話代行サービスに任せるといったことで導入している方も多いです。
個人事業主が電話代行サービスを導入するメリットやデメリットまとめ
この記事では個人事業主が電話代行サービスを導入するメリットやデメリット、また電話代行サービス会社を選ぶときのポイント、よくある導入事例について解説しました。
電話代行サービスを利用することで、もっと仕事の生産性を上げることができるかもしれません！
電話応対で悩まれている個人事業主の方はぜひ参考にしていただけたらと思います。
電話代行サービスはラクーンコール！
電話代行サービスをお探しなら弊社の「ラクーンコール」を検討してみてはいかがでしょうか？
会社様の代わりにお電話や予約受付を代行します！
まずは一度お問い合わせ頂きお話を聞いてみませんか？
