この記事を読めば電話代行サービス選びで失敗しなくなりますよ！
「電話代行サービスをどこに頼めば良いかわからない」
「業者選びで失敗したくない」
「少しでもお得に利用したい」
あなたはこんな悩みをお持ちではありませんか？
電話代行サービスの導入を検討しているけど、電話代行サービス会社はたくさんあるし会社ごとにプランなども違うからどういったところを選んだら良いかわからない！なんていう人も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では電話代行サービスのプロとして、失敗しないための電話代行サービス会社の選び方について紹介していきたいと思います。
選び方を学ぶ前に電話代行サービスにはどんな種類があるかを知ろう
電話蛇行サービスの導入を考えている方は「どの費用がかかるのか？」ということが気になって、料金だけで選んでしまう方も多いですが、単純に料金だけで選ぶことが会社選びの失敗の要因になります。
電話代行サービスは会社ごとに様々なプランや応対内容があり、何も知らないままだと料金の比較が難しかったり、自分が求めていることと違う内容で契約してしまうといった恐れがあります。
そうならないためにも、まずは電話代行サービスを導入する前に、電話代行サービスとはどういったことをしてくれるものなのか、どういった種類があるのかについてしっかりと学んでいきましょう。
電話代行サービスは、依頼者(会社)にかかってきた電話が転送され、電話代行業者のオペレーターが代わりに顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングして依頼者に連絡するといった電話の一次対応をするサービスのことを言います。
電話代行サービスには大きく分けて３つの種類があります。
電話代行サービスでは、会社によっては「折返し対応(1次受け)」しか取り扱っていない会社や「予約対応(2次受け)」も対応可能な会社など会社によって取り扱っているサービスは異なります。
そのため、適当に会社を選んでしまって、自分が求めているサービスが受けられなかったなんていう失敗をしないためにも、まずはどのようなサービス内容があるのかをしっかりと理解していきましょう。
１次受け：折返し対応
１次受けとは、会社にかかってきた電話に対し、「相手の氏名、連絡先、問い合わせ内容」をヒアリングし、相手には「担当者から折返します」といった旨を伝える対応になります。
電話が掛かってきた時刻や内容についてはメールやSlack等のコミュニケーションツールで依頼者に伝えられます。
1次受けは基本料金が最も安く、移動や打ち合わせが多くて電話に出られない方や営業電話が多くて困っているといった方には1次受けがおすすめです。
２次受け：電話予約対応、QA対応
２次受けとは、電話予約や簡単な電話案内など、相手の用件を聞いた上でオペレーターで対応を行う対応になります。
電話が掛かってきた時刻や内容、また応対した内容について依頼者に伝えられます。
2次受けは、美容サロンや飲食店など施術中や接客中に電話対応が難しく、予約電話や問合せ電話の対応が難しい方であったり、時間外や休みの日でも予約電話を受けたいという方にオススメです。
3次受け：専門知識の対応
３次受けとは、自社のサービスに関する知識や専門知識が必要となる問合せに対する電話対応になります。
専任のスタッフを置いて対応することが多く、電話対応サービスの中では基本料金が最も高額になります。
３次受けに関しては、対応して欲しい内容があまりにも専門的すぎると対応できない業者もあるので、事前に問い合わせしてしっかりと確認することをオススメします。
電話代行サービスで失敗しないための選び方手順
電話代行サービスを選ぶ時によくわからないからと真っ先に料金から比較する方も多いですが、単純に料金だけで比較してしまうと会社選びで失敗してしまう方が多いです。
上記で紹介した通り、会社ごとに取り扱うサービスが異なったり、対応時間が違うなど様々であり、失敗しないためには自分が本当に求めているサービスを最適な金額で選ぶことが重要になります。
そのためには以下の手順で、自分が必要とするサービス内容について整理していくことが大切です。
①サービス内容
まず最初に考えることは、あなたがどのような問題点を解決したくて電話代行サービスを導入するかということです。
例えば、
「忙しくて電話に出る時間が無い」
「電話を気にせず業務に集中したい」
「営業電話に時間を使いたくない」
という悩みを解決したいのであれば、１次受け(折返し対応)で十分ですし、安い金額でサービスを利用することができます。
一方で、
「予約電話の対応をして欲しい」
「簡単な問合せにも対応して欲しい」
というようにオペレーターに対応をして欲しい場合であれば２次受けに対応している会社を選ぶ必要があります。
このように、どういった対応をして欲しいかによって、それに対応してくれる会社をまずはリストアップするようにしましょう。
②対応時間
必要としている応対内容が明確になったら、次は必要としている対応時間いついて考えていきましょう。
電話代行サービスでは、対応してくれる時間や土日祝日などの休日対応の可否が会社やプランごとに異なり、それによって基本料金なども変わることが一般的です。
多くの会社では「平日(月〜金)9:00〜18:00」といった対応時間が多く、土日祝日やそれ以外の時間の対応になると基本料金が高いプランになることが多いです。
会社によっては時間外対応や土日祝日対応を行っていないところもあるため、自分が必要としている時間帯をあらかじめ考えておくことで会社選びで失敗せずにすみます。
例えば、事務員の代わりとして電話代行サービスを利用する場合であれば、一般的な業務時間(平日9:00〜18:00)の対応時間で十分ですが、接客業や店舗などであれば土日祝日の対応が必要なところが多いかと思います。
また、店舗の予約電話の対応を考えている方であれば、お客様からの予約電話の取りこぼしを無くすために時間外や土日祝日の電話対応も必要になるかもしれません。
このように、まずは自分がどの時間帯に電話対応して欲しいのかを明確にして、電話対応して欲しい時間帯に対応している会社から選ぶことが大切になります。
③連絡方法
電話代行サービスでは、オペレータが電話を受けた場合、電話が掛かってきた時刻や内容、また応対した内容について依頼者に伝えられます。
一般的にはメールでの連絡がありますが、最近では様々な連絡方法が可能な会社も増えております。
会社が使っているコミュニケーションツールと統一することで、担当者が確認しやすく、リアルタイムで確認できるなどのメリットがあります。
特にこだわりのない方であれば気にしなくて良いのですが、連絡方法にこだわりのある場合、どういった連絡方法が可能であるかを確認するようにしましょう。
④その他サービス
電話代行サービスの会社によっては、過去の応対履歴が一覧で閲覧できるシステムがあったり、折返し電話を代行で行ってくれるサービスなどがあります。
こうした会社独自のサービスにどういったものがあるのかも会社選びのポイントとして把握しておくと良いでしょう。
こうしたサービスが基本料金内に含まれていることもあれば、別途オプション料が必要になるところもありますので、気になる場合はその会社に問い合わせるのが確実です。
⑤料金比較
上記の①〜④までで、皆さんにとって必要なサービスの内容が明確になったかと思います。
ここでようやく料金を比較していきましょう。
まずは、自分が本当に必要としているサービス内容や対応時間での対応が可能な会社をピックアップしていき、条件を明確に提示した上で見積もりをしてもらうのが良いでしょう。
会社のホームページに記載されている料金を見て比較するのでも良いですが、会社によってはより細かく条件に合わせて料金を設定してくれるところなどもあるので、正確に料金を比較したいのであれば見積もりをすることをオススメします。
また、見積もりを依頼することで、相手の会社の対応が丁寧なのかずさんなのかを知ることもでき、会社選びのポイントとなります。
電話代行サービスの費用や時間帯ごとの料金比較については下記でまとめていますので、そちらも併せて読んでいただけたらと思います。
電話代行で失敗しない選び方まとめ
この記事では失敗しないための電話代行サービス会社の選び方について紹介しました。
電話代行サービスは会社ごとに様々なプランやサービスがあり、最初に料金だけで選んでしまうと失敗してしまう恐れがあります。
そうならないためにも、自分にとって必要な電話対応の種類や対応時間、連絡方法などをあらかじめ明確にしておくようにしましょう。
ぜひ本記事を参考にしていただき、皆さんにとって最適な会社選びに役立てていただけたらと思います。
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