行政書士の方は必見！この記事を読めば業務改善がはかどります
行政書士の仕事は多岐にわたり、様々な業種や業界の相手をするため非常に忙しい業種です。
特に独立したての行政書士事務所では人手不足も深刻な問題であり、電話対応もままならないけど電話対応のためだけに新たに人を雇うのは厳しいという意見もよく聞きます。
そんな時にオススメなのが電話代行サービスです。
本記事では行政書士に電話代行サービスがおすすめの理由や行政書士が電話代行サービスを選ぶポイントについて詳しく解説していきます。
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは依頼者(会社)に掛かってきた電話応対を外部委託できるサービスです。
依頼者(会社)の代わりに電話代行業者のオペレーターが顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングして依頼者に連絡するといった電話の一次対応をするサービスのことを言います。
電話応対にはいくつか種類があり、電話をかけてきたお客様に「担当者から折り返しをします」と告げて依頼者に連絡をするだけのもの(1次請け)や、電話での予約を受けたり、営業電話を断ったりと相手の要件をしっかり聞いての対応するもの(2次請け)などがあります。
行政書士は電話代行サービスに向いている？
行政書士の仕事は非常に多岐にわたる業種の様々な書類作成が主な仕事であり、パソコン作業の多い業種です。調べ物や書類作成に集中したいのに、会社に掛かってくる営業電話や問合せのせいで業務に集中できないという経験もあるかと思います。
他にも、独立したばかりの行政書士事務所であれば人員不足のため顧客応対中に電話に出るのが難しくお客様を取りこぼしてしまったなんてこともあるでしょう。だからといって電話番のために新たに人を雇用するというのも難しいですよね。
行政書士は新規のお客様を獲得することが重要ですが、会社が休みの日は事務所に人がいないため新規のお客様から電話が掛かってきたとしても電話を取ることができずお客様を取り逃がしてしまいます。
電話代行サービスでは比較的安価にこれらの悩みを解決することができます！
行政書士に電話代行サービスがおすすめの理由
行政書士に電話代行サービスがおすすめの理由はこちらです
電話応対を気にせず業務に集中できる
行政書士は特にパソコンでの資料作成が多く集中力が求められますが、電話が掛かってくることで集中力が切れてしまい生産性が落ちてしまうなんていうことがあります。
電話代行サービスを利用することで会社に掛かってくる電話を気にする必要がなくなり、業務に集中することができるようになります。
電話対応のために作業が中断されずにすむことで、生産性も上がり仕事を邪魔されるストレスからも解放されます。
また、掛かってきた電話内容はメールやLINEなど文章で報告を受けることができ、折返しが必要な場合だけ対応することができるので無駄な電話対応に悩まされることもなくなります。
電話の取りこぼしがなくなる
電話代行サービスを利用することでお客様からの電話の取りこぼしがなくなります。
顧客との打ち合わせ中や繁忙期で忙しいときなど、電話を取りこぼしてしまい大事な顧客を逃してしまうなんていうことも電話代行サービスを使うことで防げます。
休日対応も可能
新規のお客さんが依頼をしたくて電話で問合せしたけど会社が休日で電話に出なかったので他の会社に流れてしまったというのはよくある話です。
そのため、新規客からの電話の問い合わせというのはできる限り取りこぼしたくないけど、だからといって休日まで電話の対応をしたくないと考えている方も多いかと思います。
そこで役立つのが電話代行サービスです。電話代行サービス会社によっては休日対応してくれるプランもあり、会社が休みで事務所に人がいない日でもしっかりと対応してくれるので電話の取りこぼしがありません。
新たに人を雇う必要がなくなる
電話の取りこぼしはしたくないけど、だからといって電話番のためだけに新しく雇用するのはコスト的にも厳しいと感じている方も多いかと思います。
人を雇ったとしても電話番だけをさせるわけにもいかないので、その人にさせる仕事を用意しないといけないですし、何より教育の手間も必要になります。
電話代行サービスであれば、電話応対のみを比較的安価で依頼することができますし、オペレーターは電話応対のプロですので教育の必要もありません。
繁忙期だけの対応も可能
普段は会社の従業員だけで事足りるけど、年度末などの繁忙期になると業務が忙しくて電話応対が難しくなるという会社も多いです。
電話代行サービスは会社によっては短期でも利用することができ、繁忙期の忙しい時期だけ依頼することもできます。
行政書士が電話代行サービスを選ぶポイントは？
行政書士が電話代行サービス会社を選ぶ時に注意するポイントは以下になります。
電話代行サービスは会社によって可能な対応が違います。お客様の用件を聞いて内容によってはオペレーターに案内をしてもらう対応(2次受け)を望んでいたとしても会社によっては電話をかけてきたお客様に「担当者から折り返しをします」と対応する1次受けしか行っていない場合もあります。
そのため、どのような対応が可能かを必ず確認するようにしましょう。
電話代行サービスでは夜間対応や土日祝日対応は基本料金が高いプランになることが一般的であり、どの程度高くなるかは会社によって異なります。
夜間や土日祝日の対応を考えている場合は必ず料金の確認をするようにしましょう。
電話代行サービスで行政書士の業務効率化 まとめ
本記事では行政書士に電話代行サービスがおすすめの理由や行政書士が電話代行サービスを選ぶポイントについて詳しく解説しました。
行政書士が電話代行サービスを利用することで業務の効率化ができ仕事の生産性を上げることができます。また、新規顧客の取りこぼしも減り売上向上にも繋がります。
ぜひ本記事を参考にして頂けたら幸いです。
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