この記事は電話代行サービスを短期間だけ利用したい方におすすめの記事です
電話業務を外注して業務の効率化をしたいときに電話代行サービスを利用することは非常に効果的です。
しかしなかには、普段はそこまで電話は鳴らないけど、忙しい時期にだけ電話業務を外注したいという方や、特定の期間だけ電話代行サービスを利用したいという方も多いです。こうした人は「電話代行サービスって短期間でも利用できるの？」と気になるかと思います。
本記事では電話代行サービスの短期間利用について、短期利用が向いているケースやメリット、デメリット、気をつけることについて詳しく解説していきます。
電話代行サービスについて詳しく知りたい方は下記もあわせて読んで頂けたらと思います。
電話代行サービスは短期間の利用って可能？
普段はそこまで電話がならないから自社で対応できているが、忙しい時期だけ電話対応を外注したいといった方や、会社の事務員が急に辞めてしまって次の事務員が見つかるまで電話番が欲しいというように短期間だけ電話代行サービスを利用したいというニーズは多いです。
そこで気になるのが「電話代行サービスって短期利用は可能なの？」ということです。
電話代行サービスは会社ごとに提供しているサービスやプランが異なるため、すべての会社で短期利用が可能というわけではありませんが、こうしたニーズに応えるために、短期間の利用でも受注してくれる会社は多いです。
会社によっては１日単位や週単位での契約が可能なところもあるようですが、一ヶ月単位での利用が可能というサービス会社が多いです。
繁忙期や社員が辞めた時などに電話業務が急に増えることで、業務の生産性が落ちてしまったり、他の社員の業務が増えて社内のモチベーションが下がるといったことに繋がってしまいます。
そんな時はぜひ電話代行サービスを短期間だけ利用することをおすすめします。
電話代行サービスで短期間利用が向いているケース
これらのケースの場合、電話代行サービスの短期間利用が向いていると言えます。
特に個人でやっている税理士事務所の方などは、年度末や決算時期など特定の時期に業務が忙しくなることがわかっており、その時期だけでも電話応対を外注できれば業務の生産性は格段に上がるのでおすすめです。
他にも、少人数の会社等で電話応対してくれていた従業員が産休など期間限定で休職した場合、電話代行サービスをその期間だけ利用することで、電話担当者を新たに雇う必要がなくなります。
電話代行サービスで短期間利用のメリット
電話代行サービスの短期間利用には多くのメリットがあります。
業務の生産性があがる
忙しい時期に電話が多いと、作業の手が止まったり、集中力が途切れてしまい業務の生産性が落ちてしまいます。
忙しい時期にだけ電話代行サービスを利用することで、電話応対を気にする必要がなくなり、集中して業務に取り組むことができ、生産性の向上に繋がります。
対面での顧客対応や打ち合わせが多い時期などにも電話代行サービスの短期間利用はとても効果的です。
最低限のコストで効果を得られる
本当に必要な期間だけ電話代行サービスを利用することで、最低限のコストで効果を得ることができます。
普段は自社で電話対応できるけど、業務に集中したい時期や他にやることがたくさんある繁忙期など、ピンポイントで電話代行サービスを利用することで、費用もその期間だけで済みますし、それでいて最大限の効果が得られてお得です！
休日対応も可能になる
会社の長期休暇期間などで社員はしっかり休ませたいけど電話の取りこぼしはしたくない！と考えている会社の方や、休日にかかってくる予約電話の応対がストレスと感じている美容サロンやエステなどの店舗経営者の方にも電話代行サービスはおすすめです。
電話代行サービスを「土日祝だけ」「短期間だけ」利用することで、休日に社員をしっかりと休ませることができ、会社全体のモチベーション向上に繋がりますよ。
働き方改革に繋がる
近年は「従業員の業務量最適化」や「時間外労働」について厳しくチェックされる時代であり、働きやすい会社であることが会社の評価にも繋がってきます。
こうしたなか、繁忙期などに電話代行サービスを上手に活用することで、
こういった業務改善を行うことができるようになり、会社全体の働き方改革に繋がります。電話代行サービスを利用してクリーンな会社経営につなげることができます！
電話代行サービスで短期間利用のデメリット
電話代行サービスの短期間利用のデメリットとしては次のようなことが考えられます。
初期費用がかかる場合は割高になる
電話代行サービスを初めて利用するときに、会社によっては初期費用がかかる場合があります。
初期費用は、長期間の利用であろうが短期間の利用であろうが料金は変わらないことが一般的です。
そのため、初期費用が必要な電話代行サービス会社の場合、短期利用だと初期費用分だけ割高に感じてしまうことがあります。
普段と違う対応に社員への周知が必要
電話代行サービスを利用する場合、受けた電話の連絡や対応方法についての打ち合わせや担当者への周知が必要になります。当然ですが、短期間だけの利用の場合でも必要になります。
繁忙期になってから急に利用するとなると、ただでさえ忙しい時期に普段と違う対応に戸惑ってしまう方も出てくるかもしれません。
そうならないためにも、繁忙期を見越してある程度余裕を持って電話代行サービスを利用するようにしましょう。
電話代行サービスの短期間利用で気をつけること
電話代行サービスで短期間の利用を検討している方は以下のことに気をつけると良いでしょう。
必要な期間だけ利用可能かどうか？
短期間だけ利用したい場合に特に気をつけたいのが、必要な期間だけ利用可能かどうかということです。
電話代行サービス会社によっては、1日単位や週単位で利用可能な会社もあれば、最低3ヶ月は契約しないといけない会社があったりと様々です。
利用期間については最低1ヶ月からという会社が多いですが、サービス会社に相談することで臨機応変に対応してもらえるなどもあるため、まずは問合せしてみることが重要です。
初期費用はあるかどうか？
電話代行サービスを短期間だけ利用する場合、初期費用があるとその分割高になってしまいます。
ですので、短期間だけの利用をお考えの方は初期費用のない会社を選ぶのが良いでしょう。
どの程度対応してもらえるか？
電話代行サービスは、掛かってきた電話の内容を聞いて「担当者が折り返します」と折返し対応だけを行うものと、相手の用件を聞いて予約対応や案内を行うものがあります。
会社によっては「折返し対応」しか行っていないところもあるため、会社を選ぶ歳はどのような対応をしてもらえるのかしっかり確認するようにしましょう。
電話代行サービスは短期間だけの利用って可能？まとめ
本記事では電話代行サービスの短期間利用について、短期間利用が向いているケースやメリット・デメリット、気をつけることについて詳しく解説しました。
「繁忙期の業務効率化」や「急な人員不足」に電話代行サービスを短期間だけ利用することは非常に効果的です！ぜひ本記事を参考に検討してみてはいかがでしょうか？
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