人を雇うよりも安価にオフィス業務を楽にしませんか？
近年、世の中ではDX化(デジタル化)を推進する風潮が強く、それに伴い今までの業務の見直しを行い、メイン事業に関わること以外の業務を外注(アウトソーシング)するといった会社が増えてきています。
こうした会社では自社の従業員がメインで行う業務と外注できる業務の整理がされ、より効率的な経営を行うために様々な外注サービスが利用されています。
そのなかでも、特に注目されているのが電話受付や事務作業などのオフィス業務の代行してくれるサービスです。
そこで今回は、今注目されているオフィス業務の代行サービスについて
について紹介していきたいと思います。
オフィス業務は雇用よりも外注の時代へ
冒頭でも述べた通り、最近は業務のDX化(デジタル化)やテレワークを推進する企業が増えてきており、それに伴い従来の業務を見直しを行っている企業が増えています。
従来であれば、会社にはオフィスがあり、事務員さんを雇って事務作業をやってもらうというのが当たり前でしたが、会社の業務がテレワークやDX化することで、今では在宅でも仕事ができるし、会社のメイン業務以外はアウトソーシングしているという会社も増えてきています。
インターネットの技術革新のおかげで、より効率的な働き方をするように時代が変わってきているのを感じます。
これまではオフィス業務や事務作業に関しては従業員を雇うのが当たり前と考える企業が多かったですが、人を雇うにはそれなりのデメリットやリスクもあります。
当然ですが、人を採用するためには、求人広告を出したり紹介会社に依頼したりなどの採用コストがかかったり、雇った後も社会保険料の半分を会社が負担しなければいけないなど雇用コストもかかります。
また、新人は当然ですが業務を任せるまで教育が必要ですし、急に会社を辞められるといったリスクも考えなければいけません。
こうしたことから、事業拡大のために人員を確保したいけどなかなか踏み出せないなんていう経営者も多いのではないでしょうか？
こうした悩みを解決してくれるのがアウトソーシング、つまり外注です。
人を雇用するのではなくアウトソーシングにすることで会社にとって様々なメリットがあります。
業務の外注(アウトソーシング)は、自社で人を雇うよりも遥かに安価で利用できるものが多いです。
また、必要な時に必要な分だけ依頼することができるため、業務コストの最適化ができます。
他にも、自社の社員に余計な業務をさせなくて済むため、メインの業務に集中することができたり、急に会社を辞められて業務に穴が空くなんていう心配もしなくて良くなります。
このようにDX化やテレワーク化が推進される現代において、経営的なメリットの大きいアウトソーシングは当たり前の時代へと移りつつあるのです。
電話受付の代行サービスってどんなことをしてくれるの？
電話代行サービスとは、依頼者(会社)にかかってきた電話を電話代行業者のオペレーターが代わりに顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングして依頼者に連絡するといった、電話の一次対応をするサービスのことを言います。
電話代行サービスでは、オペレータが電話を受けた場合、電話が掛かってきた時刻や内容、また応対した内容について依頼者にメールやコミュニケーションツール(LINE、Chatwork等)で伝えられます。
お客様からの問合せの対応はもちろん、営業電話や店舗の予約電話の対応などもしてくれます。
そのため、わざわざ従業員が電話に出て時間に取られることがありません。
電話代行サービスについて詳しく知りたい方はこちらもどうぞ
電話受付の代行サービスを利用するメリット
電話受付の代行サービスを利用する具体的なメリットについて見ていきましょう。
それぞれについて詳しく解説していきます。
業務に集中できる
会社によっては事務所でオフィス作業と兼任して電話応対を任されているという人も多いかと思います。
こうした人のなかには、「業務に集中している時に電話が鳴って集中力が切れてしまった」「電話応対に時間が取られて仕事が進まない」なんていう経験もあるのではないでしょうか？
電話代行サービスを利用することで、電話の用件はメール等で報告が来るようになり、電話応対にかかっていた無駄な時間やストレスから解放され、メイン業務に集中することができるようになります。
電話番が不要になる
電話代行サービスを利用することで会社の電話番が不要になります。
会社業務をテレワークに移行したいと考えている会社では、電話応対のために専用の従業員を用意するところもありますが、電話代行サービスを利用することでこういったことは不要になります。
雇用よりも安価で利用できる
事務員を雇って事務作業と電話番をさせているという会社も多いですが、小規模の会社であれば、わざわざフルタイムで人を雇うほど事務作業が無いけど仕方なく雇っているなんていう会社もあるのではないでしょうか？
オフィス業務の外注というのはこうした会社にこそ大きなメリットがあります。
電話代行サービスであれば最低月額1万円から利用できるといった会社が多く、人を雇用するよりも遥かに安価で利用することができ、業務量に応じて最適な金額で利用することができます。
離職リスクが無い
経営者にとって人を雇うことで最も悩ましいのが急に会社を辞められてしまうリスクです。
従業員が急に辞めてしまうと新しい人を探すために、求人広告を出したり面談をしたりと、コストも時間もかかってしまいます。
電話代行サービスであれば、こうした離職されるリスクもなく、必要な時に必要な分だけ利用することができるといったメリットがあります。
オフィス業務外注におすすめのサービス
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まとめ
今回は、今注目されているオフィス業務の代行サービスについて利用するメリットやおすすめのサービスについて紹介しました。
オフィス業務を外注することでメイン業務に集中することができ、業務の効率化に繋がります。
是非一度ご検討されてみてはいかがでしょうか？
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